Pensant bien faire, une fois le changement décidé, on est souvent tenté de communiquer tout de go à son sujet pour tenir les collaborateurs informés. Ne commettez pas cette erreur ! Tout comme le changement en lui-même, la communication est une action qui s’organise minutieusement. Un défaut de préparation et ce sont les résistances au changement qui risquent de s’installer. Pour ne pas mettre en péril votre projet de conduite du changement, découvrez dans cet article les grands principes de communication à respecter.
Créer l’identité du changement
Pour être capable de bien parler du changement, il faut que ce dernier ait une identité claire et correctement définie. Il convient donc de donner au projet un nom qui le représentera aux yeux des équipes de l’organisation.
Il est également indispensable d’associer à ce nom une phrase, qui viendra, à la manière d’un slogan, positionner le projet et ses objectifs. Ce slogan est un élément phare de la communication du changement. Il a pour but de rendre le projet facilement explicable et compréhensible. Comment trouver le slogan adéquat ? Faites ressortir les grandes idées que comporte votre projet et gardez à l’esprit que le message véhiculé doit être attractif et crédible.
Ce n’est qu’une fois cette identité définie et validée par l’équipe de conduite du changement qu’il sera possible de s’atteler aux étapes suivantes de la communication.
Définir à qui s’adresse la communication du changement
Avant de pouvoir communiquer officiellement sur le changement à venir, il reste encore à faire le point sur vos cibles de communication. Pourquoi ? Parce que toutes les populations affectées par le changement n’auront pas les mêmes attentes, ni les mêmes besoins d’information. En fonction des différents acteurs caractérisés dans le diagnostic du changement, il faut donc décliner :
- le message et les informations à transmettre ;
- les moyens et canaux de communication les plus appropriés (réunions, newsletter, présentation PowerPoint, etc.).
Les informations transmises, bien que différentes, doivent rester cohérentes entre elles et avec l’identité du changement.
Une fois ce travail d’adaptation effectué, il faut maintenant réfléchir à l’organisation de la communication dans le temps : il s’agit du plan de communication. Cet outil permet d’avoir une vue synoptique des différentes actions de communication à mener, des échéances et du budget.
Lancer le plan de communication du changement sans faux pas
Le projet de changement est nommé, défini, positionné et décliné selon un plan précis ? Il est alors temps de lancer la communication de projet en tant que telle. La première des actions à mener est de présenter le projet de changement auprès de l’ensemble de l’organisation. Pour cela, il est vivement recommandé de préparer un support (sous format papier ou électronique) qui résume les grandes lignes du projet. Il doit être accessible à tous les acteurs et évoquer les grands axes du changement ainsi que les bénéfices attendus. Ce document permet de marquer le point de départ de la communication et de partir sur des bases solides. Vous pourrez ensuite vous attaquer aux différentes actions détaillées dans le plan de communication.
Bon à savoir : de manière générale, pensez à éviter la surcharge informationnelle car les acteurs trop sollicités ne seront pas dans de bonnes conditions pour recevoir les éléments de communication du changement.
Pour une communication du changement réussie les maîtres-mots sont : clarté, concision et transparence. Gardez à l’esprit qu’elle doit s’adapter aux différents acteurs et aux différentes étapes du changement. Communiquer est votre meilleure arme pour effacer les résistances et les incompréhensions liées à la conduite du changement.